Ahorra miles de euros digitalizando tu flota de vehículos

Gestión y procesos

La transformación digital en la gestión de flotas de vehículos.

Digitalizar la gestión de los procesos es parte de las herramientas que componen la transformación digital que se ha desarrollado en todas las pequeñas y grandes empresas en los últimos años, no es un proceso súper sencillo, pero es capaz de generarle a la organización una gran serie de ventajas como ahorrar miles de euros digitalizando la flota de vehículos.

Ahorra miles de euros digitalizando tu flota de vehículos 2

Photo by Markus Winkler on Unsplash

Las claves para digitalizar ty flota de vehículos.

En ese sentido cuando se necesita una flota vehicular para poder brindar un servicio de calidad a los clientes es importante tener un control minucioso de cómo se están comportando los vehículos en la vía, y su eficiencia en cumplir con los objetivos planteados. No hacerlo se puede transformar con extrema facilidad en una inmensa fuga de capital para la empresa. Es por ello que hemos desarrollado esta pequeña compilación con las claves para digitalizar tu flota de vehículos, de manera que dispongas de las herramientas necesarias para transformar cómo tu equipo de administración de empresas gestiona la flota de vehículos. Y no solo seas capaz de mejorar el manejo de ese parque automovilístico, sino que puedas optimizar recursos en el proceso.

¿Cuáles son los beneficios de digitalizar una flota de vehículos?

El transporte es uno de los servicios base para el desarrollo de cualquier economía, constituyendo la alternativa más económica en muchos casos para una gran cantidad de personas y empresas que necesitan la eficiencia o capacidad de traslado de unidades automóviles y camiones costeando su uso solamente cuando es necesario. Por otro para una empresa más consolidada en el mercado tener su propio parque automotor se traduce en agilizar los procesos de envío o movimiento de personal y disminuir los costos asociados a esas actividades. No obstante dominar ese grupo de cavallos de acero puede a su vez representar un problema ya que inicialmente es imposible controlar el funcionamiento del tráfico y la aparición de accidentes, todo esto considerando que se dispongan de conductores que no aprovechen de la falta de controles precisos para sacar beneficio del vehículo consignado, situación que será exponencialmente más difícil a medida que aumente el número de coches en tus filas. Estos dos motivos justifican la necesidad de la digitalización de tu flota de vehículos en favor de poder automatizar procesos y poder ejercer un control real sobre el funcionamiento de la misma. Resumiendo, entonces se tienen los siguientes beneficios de digitalizar el control de tu flota de automóviles:

  • Preserva con mayor facilidad la vida útil de los automóviles, disminuyendo además su depreciación por uso y manteniendo su valor comercial para la empresa.
  • Permite un mejor control de los costos de mantenimiento de la flota.
  • Es la base para evaluar la factibilidad de tener la flota de vehículos, para aplicar entonces una inteligencia de negocios acorde para optimizar los recursos que no están siendo aprovechados.

Consejos fundamentales para poder digitalizar la gestión de tu flota de vehículos

En la misma medida que es indispensable para la administración de empresas el correcto control de su flota de vehículos, es igualmente de complicado llevarla a cabo sin causar un desgaste de tu personal de oficina, de manera que hemos abarcado unas recomendaciones que te facilitarán la tarea:

Consejo 1: Estandariza los procesos de mantenimiento

En el caso de ser una empresa dedicada al traslado de personas este es un aspecto crucial, toda la flota deberá encontrarse en óptimas condiciones, para que cada vehículo representa el profesionalismo de la organización, adicionalmente reducirá el costo en mantenimiento correctivo si las fallas son revisadas y solventadas con efectividad. Existen muchos casos donde los conductores no reconocen las señales de que un vehículo está presentando una falla menor hasta que se produce una avería significativa, esto se presentará más en casos donde dispones de diversos coches que pueden trabajar con más de un conductor según las necesidades de la empresa. En ese sentido planificar revisiones periódicas a cada automóvil presenta un ahorro de costos considerable, puesto que evitas en primera instancia la necesidad imperativa de comprar repuestos, puedes detener el auto en caso de necesitarlo hasta corregir el desperfecto, igualmente evitas incurrir en gastos como grúas ya que la falla se presentó en el camino. Es importante considerar que cada auto tendrá su propio cronograma, lo que puede complicar un poco la tarea sino se tiene herramientas automatizadas que hagan la verificación de que este control se aplica.

Consejo 2: Debes llevar la pista a los autos en todo momento

Uno de los principales problemas que supone tener una flota de vehículos a tu disposición es que, si no cuentas con un sistema de ubicación en tiempo real, es casi imposible confiar en que todo el tiempo los autos se encuentran donde deberían estar, lo cual es una fuente de riesgo a la hora de sufrir accidentes o ser víctimas de otras actividades delictivas, y si se gusta evaluar eficiencia. Lo mejor es contar con un sistema GPS propio, pero es igual de efectivo contratar un seguro que ofrezca esta protección adicional, este punto.

Consejo 3: Lleva un control del combustible

Además de los repuestos el combustible es el mayor gasto que conlleva y según el kilometraje del vehículo este puede significar un punto importante a considerar, es importante para determinar dónde puede haber fugas de dinero en cuanto al costo de la empresa.

Consejo 4: Emplea aplicaciones a medida para el control de la flota

Todos los puntos son importantes para el control de la flota pero lo más importante será trasladar todas estas actividades a la plataforma, adaptar aplicaciones a medida son capaces de llevar un control de todos los procesos de control, notificar cuando toca la revisión, calcular los costos por cada vehículo o por periodo. Igualmente, los sistemas automatizados permiten llevar una gestión más integral de todos los procesos de la organización, sea para aplicar técnicas dentro de un CMS, o para que puedas colocar los gastos y reparaciones en el ERP.

También es posible en algunas empresas de transporte de personas y mercancía es incluso posible aplicar cuestionarios automatizados a los clientes al final de cada trabajo con aplicaciones ad –hoc para tener actualizada tu base de clientes, tu control de calidad y tu CRM.