Cómo ahorrar costes en la gestión de tu negocio con unos consejos básicos

Administración y RRHH, Gestión y procesos

El mundo se encuentra en constante evolución. Es necesario pensar siempre en tener la mejor cantidad de recursos y poder usarlos de manera óptima, debemos recordar que es una realidad donde los recursos son escasos y las necesidades de las personas inagotables. Dentro de este precepto el ahorro es una parte fundamental para todos nosotros, no obstante, cuando se trabaja dentro del cuerpo de personal de la gestión de empresas es poco común que apliquemos estas previsiones de manera tan crítica como en nuestra vida personal. Hasta ese terrible momento donde nos damos cuenta que es momento de cortar el flujo de salida de dinero o nos exponemos a la quiebra. Para evitar esto, o para brindar una mano amiga a quienes se encuentran ya en una situación de necesidad de reducir costes, hemos tomado un poco de tiempo para recopilar algunos consejos efectivos realmente para ahorrar dentro de la gestión empresarial. ¡Nunca es muy tarde para empezar!
Cómo ahorrar costes en la gestión de tu negocio con unos consejos básicos

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Las 7 medidas de ahorro básicas que son necesarias para cualquier organización

El ahorro no es solo una cuestión de supervivencia financiera. Es la clave para mejorar la rentabilidad, incluso de los ejercicios con un alto y abundante flujo de ventas, ¡Un euro ahorrado es un euro ganado! Como dicen por ahí. Advertencia: Estas recomendaciones son fundamentales para obtener un verdadero ahorro, pero ello no implica que serán tan fáciles de aplicar o controlar. De hecho, algunas pueden parecer más costosas al principio, pero la idea es un ahorro real a largo plazo.

1. La autogestión es clave del ahorro

Siempre depender de terceros va a subir considerablemente los costos de mantenimiento de cualquier empresa. Es momento de evaluar en qué casos realmente es necesaria la contratación de un equipo externo a la organización para realizar el trabajo. Sin embargo, esto tiene dos puntos que deberás analizar con detenimiento:
  • ¿Realmente estás capacitado para hacerlo? Es necesario evaluar si objetivamente tú o un personal a tu cargo puede hacerse cargo del proceso a realizar. Si son actividades simples seguramente se puede, pero trabajar con maquinaria especializada puede exponer a los equipos a fallas peores, que aumentarán los costes que si se hubiese llamado a un técnico en primer lugar.
  • ¿Representa realmente un ahorro? Si ahorrar el trabajo en cuestión representa un ahorro de 10 euros, pero exige que uses el tiempo con el que puedes producir 20…no estás ahorrando realmente.

2. Subcontratar puede ser realmente útil

Si se trata de algo que requiere conocimiento y aplicación técnica constante, como los sistemas de acondicionamiento de aire o la contabilidad, contratar a un experto para que realice las declaraciones mensuales puede ser mucho más práctico y se aprovecha más el capital humano. 3. Los gastos tipo cuentagotas se vuelven una fuga de liquidez Los gastos pequeños que se realizan diariamente pueden ser engañosos. En lugar de convertirse en gasto moderado puede ser tres o cuatro veces lo esperado o incluso mayor que si esperas y haces una compra general aprovechando descuentos al mayor. Es importante cortar el flujo pequeño de pagos, o ir sumando día a día cada uno para llevar una consciencia real de los gastos que se están generando.

4. Ahorra en todos los gastos básicos

Así como los pequeños gastos pueden volverse una fuga considerable de dinero, cualquier ahorro en agua reparando un bote de un inodoro, material de oficina usando hojas ya usadas para material de reciclaje, usando los documentos para control interno en calidad borrador. También es importante llevar un control adecuado del kilometraje y consumo de combustible cuando tienes una flota a tu cargo, también incluir aplicaciones a medida que te mantengan al tanto de cuando es necesario hacer mantenimiento preventivo (que será menos costoso que una reparación), entre otras cosas…puede generar en la misma medida un monto que no esperabas.

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Es preferible evaluar opciones de bajo consumo energético un poco más costosos que un equipo que tendrá una renta de consumo de potencia por su poca eficiencia eléctrica. Todo esto lo puedes englobar en tu política de gastos, donde cada trabajador será consciente de lo permitido y no dentro de la jornada y recursos de la empresa.

5. Mantén la negociación con tus proveedores

Recuerda siempre mantener ofertas de compras con los mismos, negocia y analiza los momentos idóneos para realizar una cotización (puedes emplear un reporte de un programa ERP de naturaleza software a medida para apoyarte en saber cuánto y cuándo deberás comprar insumos). Por otro lado, puedes mantenerte en la búsqueda de proveedores para tener una cartera de opciones viables antes de que sea requerido, puedes realizar pequeños pedidos para que tu equipo evalúe otros valores agregados como profesionalismo, tiempo de entrega y demás variables. Puedes solicitarle a cada uno una encuesta anónima de su experiencia para así tener una óptica imparcial.

6. No dependas de la marca, busca calidad

A veces nos dejamos influenciar por la publicidad y las marcas, venden una apariencia de perfección que parece inalcanzable para mucha parte de la competencia ¡Esa es la idea! Evalúa opciones menos costosas en un tiempo prudente, no hagas una compra cuantiosa si no has verificado que este producto más económico es bueno, aplica pruebas pilotos, usando como base los objetivos SMART donde defines que quieres lograr y lo mides según los recursos invertidos para un tiempo determinado.

7. Integra software a medida a tu proceso de gestión

Previamente se había comentado como parte de los otros puntos esto, los softwares a medida son una alternativa que puede parecer más costosa que los paquetes de sistemas contables y de manejo de recursos genéricos que se pueden ofertar, pero a largo plazo lo específico del mismo código permite mejorar los tiempos de respuesta y obtener resultados excelentes en menor tiempo y mejorar tu control sobre los diversos aspectos de administración de empresas. Puedes incluir un modelo de planificación de recursos empresariales para proyectar y llevar control de la cadena de suministros, incluir un apartado de proveedores dentro de tu sistema de manejo de relación con los clientes para trabajar en el sentido inverso por parte de tu equipo de compras, las posibilidades se definen por ti y se hacen realidad cuando se trabaja con una empresa de desarrollo de software a medida. 

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