Cómo dejar de perder dinero en la gestión de tu almacén

Gestión y procesos

Las claves fundamentales para gestionar tu almacén de manera efectiva.

El adecuado manejo de un almacén es la pesadilla de cualquier encargado de administración de empresas, pudiendo convertirse en un foco de problemas como pocas partes de las organizaciones. Y es que los almacenes son puntos cruciales en toda la logística operativa de cualquier organización y que desafortunadamente dispone de tanta exigencia que se encuentra amenazada por prácticas que pueden causar estragos a la parte administrativa y redes de despacho. Por tal motivo hemos tomado la previsión de apoyarte con ese objetivo, presentándote las claves que cualquier gestor del área de almacenes necesita saber para poder mantener a raya los inconvenientes.

Gestión almacén

Photo by chuttersnap on Unsplash

s¿Por qué es importante gestionar adecuadamente tus almacenes?

La existencia de almacenes es la prerrogativa de una adecuada gestión de empresas, sea desde la más pequeñas hasta la trasnacional, es imposible pensar siquiera en una empresa que no disponga de un espacio previsto para tener a la mano todos los productos que necesita con antelación, o una localización donde almacenar los productos antes de ser enviados a su destinatario. Es tanta la relevancia que cuando se trabaja en ofrecer la calidad, las mismas normas internacionales consideran la eficiencia en el manejo de almacenes como un punto crucial para alcanzar la satisfacción del cliente, por lo que los tiempos de respuesta e indicadores de gestión son variables de entrada para un adecuado control de los sistemas CRM…es evidente la extrema exigencia de este equipo de trabajo. Piénsalo de la siguiente manera: Las líneas de manufactura trabajan en una secuencia lógica, mientras se mantengan los mínimos controles (en los cuales el área de calidad siempre va de la mano en verificar este aspecto) inclusive en Departamentos de Producción con altas demandas de unidades en diversos productos no debe existir elementos que alteren la paz. Esto no ocurre para nada en la gestión de almacenes, supongamos por un momento que solo hablemos del departamento de producto terminado en espera a ser despachado: Se trata de una estructura donde es imposible saber a ciencia cierta qué unidades saldrán primero (a excepción que cuentes con un equipo de adivinos en tu cuerpo de ventas). No obstante, este mismo almacén constantemente tiene una entrada de productos según las necesidades de ventas o de planificación en función de “adelantarse” a las órdenes de compra de los clientes, el resultado es obvio: Un trabajo invariable de movilización de cajas y paletas para cumplir con las solicitudes que se realizan al almacén. ¡Y los almacenes de materias primas pueden ser incluso peor! ¡Y ni comentar sobre los almacenes intermedios de producto a granel o semi terminado! Y esta problemática solo empeora cuando se trata de un punto de distribución, con múltiples entradas y salidas para ofrecer según una amplia gama de proveedores y clientes…en este nicho es fácil que ocurran los errores humanos en órdenes de despacho, extravió de documentos, envíos por error, faltas de unidades y recuentos. Es evidente entonces la necesidad de aplicar acciones pertinentes, para poder aplicar los controles que sean necesarios a todos los almacenes que dispone la organización, solo así se puede alcanzar la eficiencia sino para optimizar los recursos con los contamos.

Puntos clave de la gestión exitosa de un almacén

Cualquier almacén debe cumplir con unos principios fundamentales para considerar que realiza sus funciones adecuadamente
  1. Necesita tener el stock necesario para cumplir con las exigencias: Cualquier error en las cantidades disponibles en los sistemas integrados causará graves problemas a la hora de producción en caso de suministrar productos, y un descontrol en la cantidad de productos terminados almacenados igualmente puede causar reclamos y fallas en el despacho a los clientes, lo que incluso podría costar relaciones comerciales.
En este punto es necesario también tener personal capacitado para poder manejar y vigilar adecuadamente los productos contenidos en el área, a fin de evitar cualquier clase de daño procedente de un mal manejo.
  1. Debe contar con inventarios reales y actualizados: La misión de un almacén es resguardar productos, por ello necesita un registro fidedigno de que hay en el mismo contenido, un error en esa contabilidad conllevará errores de logística, producción y ventas.
  2. Debe responder con la mayor rapidez posible a las solicitudes: Igualmente es imperativo tiempos de respuesta cortos, la eficiencia es un punto crucial en la calidad del servicio de proveer productos, sea interna o externamente.
  3. Ser capaz de analizar resultados de su gestión: Se necesita un robusto sistema de auto inspección, que permita diagnosticar oportunidades de mejora y aplicar medidas correctivas, puesto que el almacenamiento tiene un compartimiento cambiante, y requiere afinarse con diligencia y regularidad.
Para alcanzar estos puntos entonces existen puntos clave que deben atacarse para alcanzar estas exigencias de manera eficiente en el tiempo.

Realizar un diseño del almacén adecuado

El primer punto a mejorar siempre será la infraestructura del almacenamiento, esto es necesario para optimizar recursos y las operaciones internas, por eso se deben atacar puntos que permitan un flujo lo más lineal, de corto recorrido y sin retrocesos o desvíos posibles:
  • Se debe buscar aplicar un marcado del almacén que busque crear unidades de almacenaje óptimas, para gestionar mejor el espacio
  • Es posible seguir un sentido horario para el flujo de embalajes, de manera que se siga un sistema FIFO (First In First Out) recordando que si solo se tiene una salida disponer de espacio para maniobrar.
  • En algunos casos es más práctico dividir por sectores y clasificar los productos según su velocidad de rotación, permitiendo tener mejor acceso a los productos de entrada y salida frecuente.

Emplear herramientas tecnológicas e inteligencia de negocios

El uso de aplicaciones a medida es ideal para una metodología precisa de inventarios, se puede pedir el diseño de aplicaciones ad-hoc que creen registros de un inventario aproximado, de manera que se tenga información en tiempo real. Aquí es donde existe mucho potencial para economizar tiempo, puesto que estos sistemas computarizados ofrecen la versatilidad de integrarse en ERP a medida, creando una red de información capaz de gestionar existencias y solicitudes de manera simultánea. Igualmente es posible integrar Software a medida que elaboren los reportes de manera automatizada, facilitando la carga administrativa excesiva del personal de almacén.

Realizar un control diario

La principal amenaza de los sistemas de gestión de inventario es la variación de inventario en el tiempo, en ese sentido los softwares a medida ofrecen soluciones prácticas para tener todo el movimiento al día, permitiendo realizar una trazabilidad real de las existencias.

Empleo de Indicadores de gestión óptimos

Se debe manejar como mínimo:
  • Tiempo de respuestas a solicitudes
  • Desviaciones en la respuesta de almacén (cantidad de unidades entregadas por equivocación o faltantes de las órdenes)
  • Devoluciones de producto y tiempo de manejo de no conformidades
Esto facilitará la toma de decisiones, en los parámetros de tiempo es posible solicitar al equipo que elabora el sistema de software a medida la integración de cronómetros.

Capacitación de personal

De nada sirve una infraestructura física y digital de primer nivel si tu capital humano no es capaz de aprovecharlo, y tampoco de traducir los resultados del procesamiento de tus aplicaciones ad-hoc o ERP a medida, entrenar constantemente a tu personal lo mantendrá motivado además de mostrarle lo importante que es para mantener el orden del almacén.