Para los líderes ejecutivos de muchas organizaciones las palabras “Transformación: Digitalizar tu empresa” parecieran sacadas de una pesadilla: Una tarea casi imposible de manejar con pasos abstractos que buscan cambiar la visión, a continuación, mostramos que no es así.
Digitalizar una empresa sin llevarla a bancarrota en el intento
Las pequeñas y medianas empresas son las primeras afectadas al no integrarse al movimiento mundial de la transformación digital; el mercado evoluciona frente a una nueva manera de hacer negocios quitándole las oportunidades a quienes no se ponen a la altura del reto.
Pensando en este paradigma hemos puntualizado los diez pasos esenciales que cualquiera que lo desee puede seguir para lograr finalmente digitalizar tu empresa.:
- Evalúa la situación de la organización:
No se puede empezar el proceso de transformación digital sin primero comprender adecuadamente en qué punto se encuentra la organización, para ello será necesario analizar detenidamente diversos aspectos sobre la empresa para trazar así la ruta que debe seguirse para continuar con la tarea.
Si bien es recomendable conformar un comité que busque analizar estos puntos no es completamente necesario. Lo que si es necesario es evaluar puntos clave de este diagnóstico:
- Realizar una Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Deficiencias y Amenazas) para el proyecto.
- Evaluar el progreso de la competencia en cuanto al uso de nuevas tecnologías en la gestión de datos.
- Estimar el presupuesto necesario para cada parte del proyecto de automatización.
- Sondea el público objetivo en el mundo digital:
Cuando se inicia cualquier clase de emprendimiento es necesario conocer adecuadamente quién es la audiencia o mercado para el producto o servicio con el que se está trabajando, en ese aspecto la transformación digital no puede ser diferente.
Es necesario presentarle un resumen lo más específico a la dirección ejecutiva responsable de la transformación digital sobre cuáles son los productos más populares, la retroalimentación de los consumidores o un mapa de empatía sobre la organización, a fin de comprender las fortalezas y debilidades en las que enfocarse a la hora de automatizar el proceso de crear vínculos con los mismos.
- Determinar cuáles son los canales de comunicación más adecuados para comenzar:
Muchas de las malas experiencias de ciertas PyMES radican en que el personal que toma las decisiones respecto al proyecto de transformación digital no conoce a profundidad la jerarquía de un canal de comunicación sobre otro, como consecuencia pueden invertir muchísimo en la página web de la empresa cuando su mayor canal de comunicación son las redes sociales (o viceversa).
Es necesario apostar por lo seguro y realizar las primeras acciones relacionadas con la transformación digital en las vías más frecuentes y efectivas para las ventas, si por ejemplo la página web tiene mayor tráfico, pero el newsletter obtiene más conversiones, es momento de priorizar el segundo (sin olvidar el primero claro está).
- Diseñar una campaña contundente de marketing digital:
No es lo mismo renovar un producto o servicio que lanzar una nueva propuesta al mercado. Es común querer como empresa “dar pequeños pasos” en cuanto a lo que es la transformación digital y por ello es necesario definir bien cuáles serán las propuestas de valor que irán enlazadas con este proceso.
Dependiendo del caso para cada empresa será necesario poner al equipo de publicidad a pensar la mejor manera de llevar esta potenciada propuesta de valor más automatizada al público, sin embargo, hay que mantener puntos comunes como lo es la gestión de presentación del contenido, pudiendo crear nuevas maneras de transmitir confianza en la empresa como el uso de Blog, Vlogs o Newsletters gratuitos.
- Integrar el uso de CRM:
El Customer Relationship Management (CRM, gestión de la relación con los clientes), es un punto angular para digitalizar tu empresa. Si bien eliminar el uso del papel en procedimientos internos para elaborar bases de datos sobre la información de clientes y proveedores garantiza eficiencia; la diferencia en las ventas va de la mano con manejar e integrar la información de los leads y clientes de manera dinámica con la organización.
- Apostar por la experiencia Smartphone:
Si el mercado evoluciona, hay que seguirle el paso: Actualmente se estima que más del 70% del tiempo que se navega en la web es a través de tabletas o móviles, por ende, es prioridad agilizar y optimizar las estrategias en función de esa información.
El uso de diseño web responsive y plataformas de chat por redes sociales de mensajería populares como Telegram y WhatsApp son dos opciones que hay que considerar seriamente.
- Evaluar nuevas herramientas:
El objetivo final de la transformación digital es la de crear organizaciones más dinámicas y eficientes, para ello es necesario definir nuevas herramientas tanto físicas como software que se entrelaza con las necesidades de la experiencia de usuario y la gestión de empresas, como servicios en la nube, servidores remotos o programas ERP.
- Automatizar tareas:
Las herramientas deben responder a la necesidad de agilizar los tiempos de proceso para propulsar el rendimiento de los colaboradores de la empresa, lo logran facilitando las tareas más monótonas y burocráticas del equipo de trabajo, las áreas de ventas pueden aprovechar los softwares CRM y aplicaciones a medida diseñadas para elaborar reportes, de esta manera pueden optimizar su tiempo en tareas que generen mayores ganancias.
- Agregar a la nómina profesiones digitales:
El juego ha cambiado, y los jugadores deben hacer lo mismo, ya que la recolección y procesamiento de datos es un punto clave en el desempeño de la transformación digital, es necesario entonces considerar nuevas vacantes dentro del departamento de informática como experto en ciberseguridad, un desarrollador y experto en marketing digital
- Mantener en formación a los empleados:
Desafortunadamente digitalizar tu empresa no es trabajo de un día, es un ciclo continuo de constante evolución, inicialmente será necesario enriquecer los conocimientos y aptitudes digitales de los empleados para que puedan manejar las nuevas herramientas, pero igualmente será necesario trabajar en programas de entrenamiento continuo para que los equipos de trabajo alcancen todo su potencial.
No importa si se trata de un pequeño emprendimiento en sus comienzos, una mediana empresa buscando expandirse agresivamente en el mercado, o una gran corporación tratando de organizar sus esfuerzos; estos 10 sencillos pasos son la brújula que facilitará el proceso de digitalizar tu empresa.