La falta de productividad es uno de los nuevos males del siglo XXI y eso crea fácilmente un ambiente de estrés en nuestro puesto de trabajo, especialmente cuando parece que todas las noches cuando vamos a casa las tareas pendientes se van multiplicando. Es fácil caer en un burn out si no descubrimos cómo optimizar nuestros recursos a la hora de organizar el trabajo que se encuentra pendiente, en ese aspecto la elaboración de las listas de tareas parece la solución ideal para organizarlo todo y así Y decimos parece, porque, aunque son un excelente método de plasmar prioridades, no por ello se hace más sencillo hacerlas (aunque tenerlas tipificadas al menos nos otorga la tranquilidad de metas definidas) Es por ello que es necesario recopilar los mejores consejos para crear las listas de tareas de tal manera que podamos cumplir con las prioridades, sacar el trabajo pendiente y no volvernos locos en el proceso, las vacaciones no van a llegar antes ¡Pero al menos la espera sea más llevadera!

Las listas de tareas y la magia de terminar todo el trabajo pendiente

Las listas de tareas son una compilación escrita de actividades pendientes, pueden trabajarse de manera individual o por equipo de trabajo y adicionalmente por forma escrita manual, en un pizarrón o por aplicaciones y medios digitales, este último es una tendencia más frecuente en los equipos de trabajo. Entre las funciones y utilidades de aplicar una lista de tareas se encuentra:

  1. Traduce los pendientes en un listado que las puntualiza.
  2. Permite priorizar las actividades en función de los criterios de “urgencia” e “importancia”.
  3. Reduce el estrés laboral al tener un punto de “instrucciones” descritas que permite completarlas una a una.
  4. Evita la falta en responsabilidades y actividades ya que funciona como recordatorio de lo que debe hacerse.

Consejos para administrar y seguir eficazmente tu lista de tareas

Sin bien son bastantes las utilidades que se pueden obtener de esta sencilla tipificación de actividades que debes realizar, si se desea optimizar los recursos de manera efectiva tanto su potencial como tu rendimiento usándola es prudente seguir estas siguientes recomendaciones:

Escoge un medio que se adapte a tu rutina laboral

De nada sirve que anotes todo en la libreta de notas del ordenador cuando solo la revisas para escribir cosas allí, es necesario que selecciones una metodología para anotar todo que te sea versátil, pero a la vez te permita tener la lista lo más accesible posible. Si bien existen investigaciones que indican que escribir a mano es una excelente herramienta para memorizar, en ese caso puedes o apartar unas hojas al inicio de tu libreta de trabajo o tener marcada la ubicación de la lista por marcadores semanales, también usar clip notes que puedas pegar en una esquina del ordenador. También se encuentra la opción del uso de aplicaciones para crear texto, en ese aspecto desde el bloc de notas, como Microsoft Word o Google docs serían útiles, no obstante, lo más recomendable son aplicaciones ad-hoc para ese fin, o el desarrollo de software a medida para facilitar esa información en una plataforma que te permita sincronizar las asignaciones en tu pc con tu teléfono móvil. Entre las aplicaciones más especializadas se encuentran Evernote (que te permite compartir la lista entre usuarios, de manera que puedes comunicarle sus asignaciones a tu equipo de trabajo y revisar su progreso) Habitica, Tick, Google Calendar, Todoist o Remember the milk; Por su parte siempre se puede pedir al servicio de desarrollo de programas a medida que incluyan una app similar específica para la organización.

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Necesitas ser preciso y específico en las tareas

Un punto que puede provocar problemas de eficiencia a la hora de usar listas de tareas es las carencias de información, esto sería que indiques actividades usando una o dos palabras claves que en el instante donde se anota el pendiente es fácil entenderlo, pero sí han pasado cuatro días puede que no tengas ideas a que se refería ese punto (o si lo hiciste o no). Un ejemplo claro es que haciendo tus funciones has necesitado dar una información clave al departamento de administración de empresas, pero nadie contesto la llamada, anotas “llamar a administración” sabiendo que es lo que debes decir, pero al cabo de unas horas puedes ver la anotación y no tener ni idea de que era lo que debías comunicar, o lo que es peor, le llamas y conversan de otra cosa totalmente distinta al pendiente. ¡Especifica toda la información más importante! El diablo se encuentra en los detalles, como quien dice.

No englobes las actividades

Si bien “Preparar la propuesta de ventas” es una única actividad que debes realizar para dentro de cinco días, esta se puede constituir en diversas actividades más pequeñas, si las diseccionas podrás planificarlas en diversos puntos en lugar de sentirte intimidado por tener que hacer “todo el trabajo” lo que te haría postérgala. Cuidado: ¡El retraso es la forma más mortal de negación!

Incluye fechas para tomar prioridades

Cuando se trabaja con trámites o se deben realizar actividades en un momento específico es frecuente no especificar las fechas y eso puede crear problemas más tarde, es prudente que pongas el día tope para cada una, en primera porque permite planificarte mejor y luego para evitar que muchas actividades coincidan en un mismo momento.

Plantéate completar de 5 a 10 actividades diarias

Al igual que tus pendientes la lista de tareas puede extenderse infinitamente y eso puede llegar a estresarte, en especial si siempre debes salir del puesto de trabajo para apoyar a otra actividad, es prudente definir no que actividades debes realizar en un día, sino que te permite planificar el tiempo “disponible” para esas otras actividades. En este punto es bueno que agrupes las tareas que se parezcan en naturaleza o se realicen en un mismo lugar, si tienes pendiente “hablar con Patricia sobre un nuevo proveedor” y “reunión semanal con Patricia y José” puedes pautar realizar ambas juntas, ahorras tiempo de esta manera

Mantén la lista actualizada y planificada

Debes revisar al menos una vez semanal la lista, en media hora antes del final de la jornada te dará espacio para priorizar, cambiar, re planificar y prepararte para la siguiente semana, incluye en este esquema espacios de “colchón” para que tengas tiempo de terminar si algo se ha complicado (como mantener el día el CRM o discutir el plan de CMS) o si necesitas tomarte una pausa activa luego de una tarea agotadora.

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