Cómo las mejores clínicas han digitalizado la gestión de pacientes.

Gestión y procesos

La digitalización de la gestión de pacientes.

Cómo parte del sector salud sabes perfectamente que la gestión de la relación con los pacientes es fundamental para el adecuado funcionamiento de la clínica, no solo por un aspecto meramente económico, sino que además es necesaria una sinergia entre la parte administrativa y el personal médico. En ese sentido decidimos tomar esta ocasión para hablar sobre cómo las mejores clínicas han digitalizado la gestión de pacientes, un punto de mejora excelente para mejorar el desempeño y rentabilidad de las clínicas.

digitaliza la gestion de pacientes

Lo que debes saber para digitalizar tu gestión de pacientes.

El primer punto para lograr este engranaje es un adecuado manejo de las historias clínicas, las cuales son el documento estandarizado que permite conocer el estado de salud de un paciente permitiendo un mejor proceso de diagnóstico y tratamiento, lo que no solo conlleva a una mejoría clínica del paciente sino a la satisfacción sé que es atendido por profesionales enfocados en su bienestar. Por otro lado, el sistema de salud no escapa de ser modificado por los cambios tecnológicos, la presencia en redes sociales y los softwares CMS y CRM pueden cambiar rápidamente la reputación de un establecimiento, donde la estima del público hacia el cuerpo de médicos que labora en la institución es un aspecto crucial para asegurar el flujo de pacientes.

Importancia de la gestión de historias de los pacientes para el desarrollo de las clínicas

La historia clínica es el proceso administrativo asociado al ejercicio de la medicina. Es la herramienta que permite tener un registro de la salud del paciente a medida que es atendido ante cada enfermedad o encuentro con un médico. Tiene como objetivo dar constancia a los doctores que le trataran en un futuro para disponer de la información que realmente podría afectar al momento de realizar un diagnóstico, definir un tratamiento o inclusive hacer un informe sobre la condición clínica del paciente. Por ejemplo: Llega de urgencias un paciente con un problema respiratorio a la clínica habitual, pues es su centro de salud de confianza. Resulta que es alérgico al medicamento que un médico por experiencia sabe que será el bronquio dilatador más efectivo. Sin la presencia de la historia del paciente se puede cometer la equivocación de suministrar un medicamento que causará una complicación mayor agravando la urgencia médica actual. También sería válido un caso un poco menos peligroso: Una señora está sufriendo de molestias gastrointestinales a causa de la acción de un tratamiento prolongado de un antibiótico indicado por otro doctor de la clínica y va a consultar con un especialista recomendado. Si este nuevo médico tratante no dispone de la historia médica, es posible que indique un tratamiento basado en la clínica del paciente en lugar de considerar el efecto secundario del fármaco. De esta discrepancia es posible obtener una mala experiencia del paciente, lo que acarrearía una mala referencia para el doctor y la clínica.

En resumen, una historia clínica deberá servir para dos propósitos fundamentales:

  • Suministrar al cuerpo de profesionales de la salud la información de relevancia sobre el historial de infecciones, condiciones, traumatismo de un paciente, a fin de desarrollar su trabajo sin “sorpresas” desagradables en el camino
  • Tener un punto de registro y comparación para conocer la evolución de las distintas patologías del paciente, de manera de realizar un seguimiento adecuado.
La existencia e importancia de las historias médicas nacen entonces de la ejecución de los protocolos y documentación, que son la base de la aplicación de la medicina como ciencia tal cual la conocemos.  Lo cual permite una relación con los procesos contables que muchas veces como parte del personal de administración de empresas no logramos comprender en profundidad.

El empleo de sistemas integrados de ERP y CRM a medida en las clínicas como solución al problema.

Seguramente como clínica disponen de un sistema de software ERP (planeación de los recursos de la empresa, de sus siglas en inglés), sin embargo, muchos de estos paquetes de “estantería” presentan el inconveniente que no consideran la historia clínica como un factor relevante en la integración y transformación digital de la misma, en cambio considera las existencias de inventarios, la elaboración de presupuestos como un elemento angular para garantizar un buen accionar en el sistema de salud. Este punto de mejora en cuestión del diseño del sistema impacta enormemente en la eficacia de los procesos clínicos, que además de desmejorar en alguna medida la experiencia del paciente y sus familiares, también puede ocasionar retrasos e ineficiencias dentro de la gestión de los pacientes. Esto puede aumentar los costos, disminuir la rentabilidad del ejercicio o ser causal de problemas legales para a clínica. Igualmente se encuentran los sistemas de CRM (Manejo de las relaciones con los clientes) que en el caso de una clínica son prácticamente inexistentes, cuando se esperaría que exista un seguimiento y preocupación por la salud de los pacientes, que, si bien es responsabilidad de cada médico atender a las personas que están a su cuidado, no está de más brindar un apoyo tecnológico que pueda emplearse a favor del médico de la clínica y que ofrezca comodidad al paciente. En ese sentido, aplicar software a medida que sean capaces de ofrecer estas soluciones de manera globalizada son una inversión que cualquier clínica debe evaluarse. Más por un aspecto de modernizar los procesos administrativos (que tendrá sus fortalezas evidentes) permitirá ofrecer una atención al estilo de “el médico de la familia” lo cual crea un vínculo de fidelidad por parte de los pacientes. Entre las características más resaltantes que estas aplicaciones a medida o módulos integrados a tu software ERP se encontraran:
  • Recolección de la información: Es más fácil usar las nuevas tecnologías para mejorar el proceso de suministro de datos clínicos de los pacientes, pueden habilitarse tabletas para este fin o tener a disposición de los clientes una aplicación móvil que les permita gestionar sus requerimientos con la clínica, como organizar citas y ofrecer la información relevante para el conocimiento del médico.
Esta mejora en la recolección de información reduce tiempos de espera, adelanta las labores administrativas de admisión, entre otras cosas que mejoran el retraso en ser atentado, y que el paciente sienta que es atentado a la brevedad posible es oro para una clínica.
  • Respaldo encriptado en servicios en la nube: Se debe proteger la confidencialidad de los pacientes, pero también debe adaptarse un sistema de múltiples entradas a las historias, de manera que diversos médicos puedan trabajar en simultaneo para cada aspecto de salud del paciente.
  • Permite un filtrado previo: que delimite la información que más se necesita, o realizar búsquedas en el texto, en lugar de tratar de traducir la pobre caligrafía de los otros médicos o propias como en el caso de los documentos en físico.
  • Permite que las historias puedan modificarse en función a lo que necesitaran cada especialista, en esta parte es donde tu equipo profesional médico te ayuda a crear los mejores formularios posibles, para ser aprovechados tanto por los pacientes como el cuerpo de médicos dedicado a atenderlos.