Imagen de  Torsten Dettlaff

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¡El trabajo es absorbente! Nadie puede negar eso, puedes pasar desde el momento en que entras a trabajar hasta que te vas a tu casa en un abrir y cerrar de ojos dejando una lista de tareas pendientes que parece que no va a terminarse nunca… De alguna manera te las has arreglado para que tengas tanto trabajo que te absorbe el día y no avanzas aunque dispongas de algún programa o software a medida.

Y puede ser que estés sobrecargado de trabajo, pero lo que las demás personas te van a decir (y créeme que lo sabemos por experiencia propia) es “Eso te pasa porque no sabes administrar tu tiempo” y desafortunadamente… puede ser cierto.

Es por ello que a continuación tenemos unas pequeñas recomendaciones sobre qué acciones puedes tomar para gestionar mejor tu tiempo y optimizar recursos para realizar mucho mejor tus labores del día a día.

La importancia de saber optimizar el tiempo

El tiempo es dinero, cada segundo que se emplea de manera innecesaria a una tarea es una pérdida de eficiencia; desafortunadamente esto es tan común y repetitivo dentro de una misma jornada y por tantos trabajadores que a la larga los resultados son altamente significativos en lo que es la gestión de empresas.

Si deseas optimizar recursos y procesos en pro de hacer más rentable cualquier proyecto el tiempo es una variable que debe ser siempre considerada en la ecuación; de hecho, en los sistemas o programas de gestión de calidad toda no conformidad exige un tiempo de resolución estipulado, porque debe tratarse con diligencia y efectividad.

Adicionalmente el problema de no saber administrar el tiempo no solo afecta nuestra eficacia en el ambiente laboral; estas carencias pueden trasladarse al ámbito personal, teniendo que sacrificar momentos libres con nuestras familias para poder solventar problemas o terminar el trabajo pendiente (o no poder tomar vacaciones porque no hay quien compense el trabajo faltante).

Estas situaciones al principio pueden no parecer mucho, pero a la larga tendrá más peso del que queremos admitir.

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Seis consejos para optimizar el tiempo en el trabajo

Sin duda alguna el tiempo es mucho más que dinero, es vida y eso es invaluable e irremplazable; es por ello que cualquier ayuda que se pueda tener para mejorar nuestra gestión de tiempo y optimizar recursos en favor de ello es bienvenida, de manera que puedes emplear estos consejos para alcanzar ese objetivo.

Elabora una planificación de actividades.

Muchas veces somos nosotros mismos los que llenamos nuestra lista de pendientes de manera poco regular, y ese trabajo al azar solo le quita eficiencia a lo que hacemos, y nos hace desperdiciar tiempo; es por ello que debemos realizar una planificación diaria y semanal detallada, de manera que tengamos delimitadas las tareas para poder realizarlas consecuentemente.

Es importante disponer de cierta flexibilidad, porque bien sabes que en la gestión de empresas siempre van a surgir eventualidad que debes resolver, pero siempre enfocado en resolver la mayor cantidad de proyectos abiertos, eso sí de manera realista.

Y este punto es especialmente peligroso a la hora de planificar una actividad. Si por ejemplo tu jefe te pregunta “¿En cuánto tiempo estará cerrada esta actividad?” debes ser franco contigo mismo y no colocar el tiempo al azar; revisa tu historial desempeñando tu trabajo para tomar un parámetro para planificarte, de lo contrario tú mismo estás sobrecargándote de trabajo y estrés laboral.

Emplea una matriz Eisenhower.

Consiste en un método inspirado en un ex presidente de los EEUU; se basa en clasificar las cosas urgentes (de respuesta inmediata) de las importantes (de mayor peso) de manera que puedas realizar primeramente lo urgente e importante, luego lo que sea más importante seguido de lo que simplemente es apremiante.

Apóyate en las nuevas tecnologías y programas a medida.

Un aspecto que ampliamente se ha propulsado en el ámbito de trabajo es la implementación de técnicas o herramientas tecnológicas; este proceso es conocido como transformación digital y es una excelente respuesta para tus necesidades de mejorar tu consumo de tiempo. Implantar software hechos a medida suele ser una buena solución.

¿Por qué? Gracias a estas herramientas puede optimizar y agilizar muchísimo todas las tareas de tu día, no solo en las pequeñas funciones que debes realizar, sino en el proceso de compartir datos y resultados, o incluso realizar video llamadas en lugar de tener que desplazarte a otras ubicaciones para una conferencia.

Puedes tratar de solicitar el diseño de software a medida, la utilización de aplicaciones Ad-hoc que desempeñen funciones por ti, también puedes emplear macros o tener plantillas predefinidas para la elaboración de gráficos de resultados en Excel, incluso hay una aplicación basada en la matriz Eisenhower llamada Priority Matrix.

Enfócate en los objetivos, realizándolos paso a paso

El primer enemigo de la efectividad es la dispersión, si te dedicas a hacer demasiadas actividades en simultáneo es probable que no logres avanzar significativamente en ninguna, de manera que realiza una única actividad a la vez concentrándote totalmente para poder realizarla mejor y con mayor rapidez.

Trabaja en equipo.

Un aspecto crucial en cualquier gestión empresarial es el de poder ser capaz de trabajar en equipo, y contrario a lo que tú crees no implica hacer todo por todos; si hay una actividad para la cual otra persona está calificada y puede realizarla según las funciones de su cargo, puede hacerlo.

Si consideras que otra persona puede realizar o ayudarte en algunas labores, pero necesita un adiestramiento entonces trata de canalizar esa información con la coordinación de talento humano de la organización, o efectúa tu tal entrenamiento, es una inversión de tiempo para dar muchos frutos.

Ten un repertorio de respuestas definidas.

Una de las actividades que más toma tiempo, aunque no lo parezca, es la redacción de correos electrónicos para notificar cualquier evento importante que necesita ser respaldado; sin embargo, en de estas ocasiones estos correos son solo una formalidad y no justifican el tiempo que se invierte en ellos.

Es útil tener respuestas predefinidas en tu carpeta de borradores, de manera que tengas párrafos genéricos que puedas adaptar rápidamente a cualquier situación; seleccionar un texto, copiar y pegarlo es mucho más rápido que de hecho transcribir la idea.

Otro aspecto es que si consideras que un tema es muy delicado o extenso para que emplees tu tiempo redactándolo es más prudente decir “considero que los detalles es más prácticos discutirlos en persona”.

¿Empezamos a optimizar?

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