Consejos de expertos para aplicar la digitalización de procesos

Gestión y procesos

¿Por qué aplicar la digitalización de procesos?

En la actualidad vivimos en un mundo totalmente cambiante, los expertos denominan esta nueva naturaleza de la sociedad como VICA (Es decir Volátil, Incierta, Compleja y Ambigua), eso se traduce en que es necesaria la innovación o en medio de las nuevas tendencias nos quedaremos obsoletos, como los abuelos que al principio de la década no entendían cómo manejar los nuevos teléfonos inteligentes. Y es por eso que hemos tomado unos minutos para conversar en esta ocasión sobre la digitalización de procesos, que engloba una serie de herramientas que nos permiten evolucionar como hacemos negocios, a fin no únicamente de subir el nivel de como trabajamos sino para ubicarnos adecuadamente respecto a la competencia.

Digitaliza procesos

¿Por qué es importante ejecutar la digitalización de procesos en nuestra empresa?

Un principio que siempre hay que aplicar cuando se busca vender un producto o servicio a las masas es “el cliente siempre tiene la razón”. Esto no es simplemente ceder enteramente en cualquier demanda o argumento que dispongan los consumidores, es entender que sus gustos y preferencias son la prioridad, puesto que al fin y al cabo la calidad de nuestro trabajo significa que tanto logramos satisfacer las necesidades de estos clientes. Es por ello que es necesario adentrarnos en el perfil de los consumidores finales de nuestros productos y servicios, aun en los casos donde el área de venta trabaje de la mano con cadenas de distribución. En ese sentido, dentro de las cosas que las nuevas generaciones de clientes han desarrollado como prioridades se encuentran primero una experiencia de usuario (EU, o UX por sus siglas en inglés). Seguidamente emplean y se desenvuelven más en un ámbito tecnológico lo que pone a nuestro alcance mucha información que podemos emplear respecto a sus gustos. Y finalmente van a comparar las mejores ofertas para obtener una propuesta que sientan menos costosa. Esta nueva clase de clientes precisa entonces aplicar mejoras a nuestras herramientas de autogestión, ofreciendo una mejoría de la eficiencia de nuestras labores y donde ya no sea necesaria la intervención de intermediarios para obtener la inteligencia de negocios necesaria para tomar una decisión adecuada. Dicho en pocas palabras: Al pan pan y al vino vino. Si nuestros clientes se han desplazado a un ambiente más social, abierto, comunicativo y eficiente, nosotros debemos usar las mismas tecnologías que ellos emplean para optimizar nuestros modelos de negocio para que sean acordes con las necesidades del mercado. Este es el precepto en el que se basa la digitalización de procesos, una tendencia de renovación que puede ir desde un sentido operativo hasta las bases culturales de la organización, de las distintas clases que existen podemos ir dando grandes pasos para la empresa.

¿Cuáles son las clases de digitalización de procesos de una empresa?

El término de digitalización de procesos en nuestro idioma se ha quedado ligeramente corto, puesto que existen pequeños matices dentro de las diferentes aristas que posee este concepto. Por tal motivo, a continuación haremos referencia a las formas en las que puede ocurrir esta renovación en función de las tecnologías en una organización, a partir de los diversos términos que poseen en inglés:
  • Digitación de procesos: Abarca una dimensión operativa administrativa de las actividades logísticas de la organización. Es decir, consiste en llevar a un ámbito digital las diversas formas de formularios y documentos que deben emplearse para una adecuada labor administrativa.
En este punto se habla de órdenes de compra, expedientes de trabajadores, requisiciones internas, registro de quejas, recall de producto, entre otros. Presenta como ventajas que permite disminuir el impacto ambiental (algo que le da plusvalía al negocio en esta época de cultura verde) y disminuye mucho el costo del papel empleado. También incluye el uso de aplicaciones Ad–Hoc y puede llegar hasta programas que gestionen automáticamente los procesos administrativos.
  • Digitalización de procesos: Aquí se va más a profundidad, se usan herramientas o software dentro del proceso de manufactura y prestación de servicios, tomando de manera automática información y filtrándola a fin de modular el comportamiento del sistema.
El uso de estos instrumentos tecnológicos que pueden ser tanto de software a medida como hardware busca analizar el mercado o la producción a profundidad, para encontrar nuevas oportunidades de negocio o la reducción de costes.

¿Cuáles herramientas se emplean dentro de la digitalización?

La generación de tickets de manera rápida (puede ser por la web o por una app), la creación de bases de datos más complejas llenadas en tiempo real, el uso de cuestionarios.
  • Transformación digital: Este es el cambio más radical y busca concebir negocios basándose en la disponibilidad de nuevas tecnologías (Por ejemplo ¿vendes películas? Tu modelo debe ser similar a Netflix, ¿Transporte? La respuesta es Uber, entre otros casos).
Esta noción de evolución tecnológica irá desde la alta gerencia y se reflejará en todos los aspectos de la organización de una manera cultural, se enfoca en principios fundamentales como CRM, ERP y CMS.

¿Cuáles son las ventajas de aplicar la digitalización de procesos?

Estas nuevas gestiones del uso de la información y aprovechamiento de la tecnología mejoran la aplicación de los sistemas de gestión fundamentales para afianzarse en el mercado que será la administración de recursos (ERP), la presencia de marketing y contenido en internet (CMS) y la relación con los consumidores (CRM) de manera que puedan compilarse todos los procesos. Esto genera una serie de ventajas desde casi el momento de su implementación, como lo son:
  • Mejora la capacidad de respuesta, lo que se traduce en una eficiencia que incrementa la Experiencia de Usuario.
  • Permite recolectar y analizar de manera precisa la data relevante para diseñar estrategias de marketing y manejo de no conformidades.
  • Esa información será la base para evolucionar consta mente el modelo de negocio: Permite encontrar puntos de mejora, líneas que deben cerrarse y oportunidades listas para aprovecharse y la capacidad de diversificarse.
  • Facilita el uso de estrategias de up-selling (aumento de ventas ofreciendo servicios o productos adicionales mientras que el cliente hace el pedido desde su computadora o teléfono) y de cross-selling (la oferta de otros productos asociados a las ventajas del producto principal).

Y es precisamente por esta revolución digital en la que nos encontramos que para mantenernos a flote dentro de este escenario económico debemos adaptar nuestros modelos de negocios, para que dispongan de una capacidad analítica más avanzada. Esta realidad va más allá del sector y el tipo de mercado en el que nos desenvolvemos.