Guía rápida para un control de stock eficiente

Gestión y procesos

Uno de los problemas más graves cuando se trabaja con un almacén de mercancía es el punto de equilibrar las existencias para las necesidades de envío a corto y medio plazo. Está gestión adecuada del stock de productos es necesaria para que cualquier negocio que dependa de estos almacenes pueda seguir a flote. Y es que como almacén se tiene una sola misión: Ser capaz de cumplir siempre con la naturaleza y cronograma de cada entrega que se ha negociado para de esta manera cumplir con eficiencia la respuesta a las necesidades de los clientes. Esto se traduce en la calidad de servicio que esperan de nosotros al momento de adquirir un bien o servicio que estemos comerciando.

Software gestión stock

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La importancia de un buen control de stock

No obstante, esta premisa es fácil decirla y abismalmente difícil de cumplir. Debemos recordar que nos encontramos en un mundo sumamente volátil, dónde en un segundo no existe la menor necesidad de un producto y en cuestión de segundos el mismo producto puede transformarse en un artículo de primera necesidad. Es por ello que hemos tomado esta ocasión para ofrecer algunas recomendaciones básicas sobre el control de stock en almacenes, para de esta manera potenciar la gestión de inventarios y mejorar no solo la calidad de servicio a nuestros clientes sino la rentabilidad de la empresa. [CONSULTA] aquí nuestra entrada: Cómo dejar de perder dinero en la gestión de tu almacén.

¿Por qué debemos aplicar una gestión adecuada de stock de productos?

Tomemos un momento para imaginar qué ocurre si por motivos de una mala gestión de stock ocurre un retraso o lo que es peor no es posible despachar del producto porque en ese momento no hay en existencia: en primera instancia se logra una disconformidad del cliente que puede incluso ocasionar que se pierda la relación comercial con el mismo. Luego se encuentra el elemento de mala publicidad, recordando que la difusión boca a boca es insospechadamente efectiva tanto a favor como en contra. Pero las repercusiones de una mala impresión pueden deteriorar la impresión que cinco referencias positivas pueden lograr. Es obvio entonces la influencia de tener un adecuado control de inventarios. Buscamos equilibrar la cantidad de unidades que entran por la compra a proveedores, con las que salen gracias a las ventas, intentando reducir al mínimo la sobre existencia que solo merma la rentabilidad de nuestro modelo de negocio. En su lugar podremos optimizar recursos como tiempo y dinero. Existirán entonces una serie de factores que son capaces de justificar la necesidad de una adecuada gestión de inventarios, más allá de una mejor satisfacción al cliente (que ya por esto lo vale):
  1. Ahorro económico: La primera mejoría es una disminución en los costes tanto del espacio de almacén (electricidad, agua, acondicionamiento de aire) como el cuidado y logística interno (movimiento se paletas, uso de ascensores para organizar la mercancía, mano de obra tanto en movimiento como cuidado del inventario), eliminar entonces el exceso innecesario de mercancía conlleva a un ahorro importante.
Igualmente se tiene un ahorro en cuanto a factibilidad. Si una mercancía no posee rotación se arriesga a quedar obsoleta, creando costes aún mayores de mantenimiento y sin una tasa de retorno, generando una pérdida que deberá resolverse antes de que aumente aún más.
  1. Optimizar espacio: Manejar cantidades óptimas de inventario te permite definir el espacio que realmente necesitas, dónde puede ser que has dispuesto el doble del área que necesitabas para una gestión de despachos efectiva, esto aumenta la cantidad de ahorro en caso de alquilar el lugar, o si es una infraestructura propia libera metros cuadrados que puedes usar con un mejor propósito.
  2. Optimizar recursos: Una noción de que es lo que debe tener tu inventario final te permitirá proyectar adecuadamente las materias primas y productos que necesitas para surtir a esa necesidad, eso regulará la compra de estos materiales iniciales regulando de manera orgánica el funcionamiento de la empresa.
  3. Aumento de ventas: Bien es sabido que como seres humanos compramos mayormente por emoción, esta es la base que explica por qué mejorar la experiencia de usuario con menores tiempos de entrega es un excelente negocio, pero solo será posible si se encuentra eficiencia en la organización de tu almacén
  4. Tienes mayor liquidez financiera: Tendrás menores cuentas por cobrar con tus proveedores y más entrada de dinero por el aumento de ventas.
  5. Disminuye las tareas administrativas: facturas manejables, menos reembolsos y comprobación de inventarios físicos más eficientes, al gestionar con mejor eficiencia tu inventario reduces la carga de trabajo y eso mejora la eficiencia y ambiente laboral.
Aumenta la rentabilidad del modelo de negocio: Las reducciones de costo y optimización de recursos sumado al aumento de ventas y despachos más eficientes trae como consecuencia una mayor ganancia del ejercicio.

 

Software para gestionar el stock

El uso de aplicaciones a medida es la solución a tus problemas de gestión de stock

Cómo ya se había dicho previamente no es lo mismo decir que se encuentra un punto de equilibrio óptimo entre las unidades que son compradas o producidas y las que son vendidas. Se requiere un amplio conocimiento del mercado, de variables macroeconómicas, de la eficiencia de producción o entregas de los proveedores, entre otras. Entonces para que podamos disponer de un sistema adecuado de gestión de inventario será necesario entonces aplicar un sistema automatizado, que permita ahorrar tiempo y dinero de los analistas llevando conteos finales al día y permitiéndoles tomar decisiones logísticas con la información obtenida. Estos programas son codificados por expertos según las necesidades que tengan en cuanto a clientes, productos, servicios entre e otros, a fin de obtener el desarrollo de software a medida del reto que se presente. Resumiendo, las principales funciones que distinguen a un software a medida para el manejo de inventarios incluirá al menos:
  • Capacidad de filtrar los productos por sus modelos (es decir características que varíen estéticamente pero no en su naturaleza, como son color, talla, presentación, etc.).
  • Poder manejar tasas de descuentos.
  • Tener capacidad de automatizar el proceso de emisión de presupuestos.
  • Emitir facturas según los carritos de compra que puedan auto gestionar los clientes.
  • La implantación de las primeras fases de recolección de información para crear una base de datos de CRM.
  • Emisión de reportes preliminares en tiempo real del inventario.
Optimizar tus procesos de inventario crea una diferencia sustancial en cómo trabaja tu organización, un proceso que si bien parece difícil con la ayuda de un software a medida pueden resolverse muchos de tus problemas con solo un click.